POS-BETAALSTROOM UITGELEGD: VAN AFREKENEN TOT AFREKENING

Inzicht in de eerste stappen van een POS-betaling

Het betaalproces bij een verkooppunt (POS) begint op het moment dat een klant een aankoop doet en een betaalmethode invoert, meestal een debitcard of creditcard. Vanaf dat moment spelen meerdere belanghebbenden – waaronder de verkoper, de acquirer, het kaartnetwerk en de uitgever – een rol bij het veilig en snel verwerken van de transactie. Het proces kan worden onderverdeeld in verschillende cruciale fasen: afrekenen, autorisatie, clearing en afwikkeling.

1. Het starten van de transactie

Wanneer een klant het einde van zijn winkeltraject bereikt, wordt hij doorgestuurd naar de POS-terminal waar de transactie wordt gestart. De betaalmethode kan bestaan ​​uit een magneetstrip, chipinvoer of contactloos tikken. De terminal verzamelt de betalingsgegevens die op de kaart van de klant zijn gecodeerd, waaronder:

• Naam kaarthouder
• Kaartnummer (Primair Rekeningnummer of PAN)
• Vervaldatum kaart
• CVV- of CVC-code

Als de kaart een chip heeft, vindt er een EMV-transactie plaats, waarbij een extra laag dynamische gegevens wordt toegevoegd om frauduleuze activiteiten tegen te gaan.

2. Overdracht naar de acquirer

Zodra de terminal de kaartgegevens heeft gelezen, versleutelt en verstuurt deze de informatie naar de acquirerende bank (ook wel de bank van de verkoper genoemd). Deze stap gebeurt bijna realtime via beveiligde communicatiekanalen. De acquirerende bank fungeert als tussenpersoon en stuurt de transactieaanvraag door naar het juiste kaartnetwerk (bijv. Visa, Mastercard, American Express).

3. Routering via het kaartnetwerk

Het kaartsysteem (of kaartnetwerk) ontvangt het autorisatieverzoek van de acquirer en bepaalt welke uitgevende bank (de bank van de klant) verantwoordelijk is voor de kaart. Vervolgens stuurt het netwerk het verzoek ter goedkeuring door naar de uitgever, waarbij wordt voldaan aan de regelgeving en protocollen voor fraudepreventie.

4. Besluitvorming door de uitgever

Op dit punt beoordeelt de kaartuitgever of de transactie geldig is aan de hand van een combinatie van factoren:

• Voldoende beschikbaar saldo of kredietlimiet
• Kaartstatus (gemeld als verloren/gestolen of actief)
• Beveiligingsregels (bijv. pincode of transactielimieten)
• Historisch rekeninggedrag en fraudescore

Bij goedkeuring stuurt de uitgever een autorisatiecode terug via de keten – via het netwerk naar de acquirer en uiteindelijk naar de betaalautomaat. Bij afwijzing wordt in plaats daarvan een redencode verzonden en een bijbehorend foutbericht aan de klant getoond.

5. Klantmelding

De kassaterminal ontvangt en toont het resultaat. Als de transactie wordt geautoriseerd, stuurt de verkoper een bon uit en rondt de verkoop af. Op dat moment wordt de transactie beschouwd als goedgekeurd, maar nog niet afgerond. Het geld is nog niet overgemaakt.

Clearing: Transacties voorbereiden voor afwikkeling

Nadat een transactie is geautoriseerd op de POS-terminal, komt deze in de clearingfase terecht: het proces achter de schermen dat betalingen vergelijkt, formatteert en voorbereidt voor uiteindelijke afwikkeling. Autorisatie houdt een tijdelijke blokkering in, terwijl clearing dient om gedetailleerde transactiegegevens formeel uit te wisselen tussen financiële instellingen.

1. Batchverwerking en gegevenscompilatie

Winkeliers bundelen transacties doorgaans, wat betekent dat verkopen van een dag of bepaalde periode worden gegroepeerd voordat ze worden ingediend. Het POS-systeem of de betalingsgateway compileert deze in een bestand met regelgegevens voor elke transactie:

• Transactiebedrag en valuta
• Winkelier-ID en locatie
• Tijdstempel van de verkoop
• Kaartgegevens en autorisatiecode

Dit gecompileerde bestand wordt vervolgens doorgestuurd naar de ontvangende bank. Veel handelaren dienen dagelijks batches in buiten kantooruren om de efficiëntie te maximaliseren en de systeembelasting te verminderen.

2. Rollen van de acquirer en het netwerk

De acquirer controleert de transactiegegevens op volledigheid en nauwkeurigheid voordat deze naar het juiste kaartnetwerk worden doorgestuurd. In deze fase is het cruciaal dat de formaten voldoen aan de clearingregels en -normen van elk netwerk (bijv. ISO 8583).

Het kaartsysteem speelt een centrale rol bij het routeren en vertalen van de informatie naar een formaat dat de uitgevende bank kan interpreteren. Het systeem voorziet de gegevens ook van een tijdstempel voor toekomstige referentie en de kosten van de medewerkers, en zorgt ervoor dat zowel de acquirer als de uitgever op één lijn zitten wat betreft bedragen en voorwaarden.

3. Verwerkingskosten en terugboekingen

Als onderdeel van de clearing worden interbancaire kosten berekend – de kosten die handelaren maken voor het accepteren van kaartbetalingen – en deze worden later in de afwikkelingsfase in mindering gebracht. Als een transactie wordt gemarkeerd voor beoordeling of mogelijk toekomstig geschil, worden de relevante indicatoren (zoals AVS-mismatch of verdachte locatie) tijdens de clearing gedocumenteerd.

4. Tijdsbestek en impact op werkdagen

Clearing geeft geen geldbewegingen weer, maar is essentieel voor een nauwkeurige, geschilvrije afwikkeling later. Het proces kan enkele uren tot een volledige dag duren, afhankelijk van de sluitingstijden en het gebruikte kaarttype. Zo kunnen lokale pinpastransacties sneller worden afgehandeld dan internationale creditcards vanwege de verminderde netwerkcomplexiteit en het toezicht van de toezichthouder.

5. Voorbereiden op de afwikkeling

Zodra alle gegevens zijn gevalideerd en beide partijen akkoord zijn met de details, wordt de transactie "afgehandeld". De uitgevende bank verwacht nu een financiële instructie te ontvangen met het verzoek om de daadwerkelijke geldoverboeking, die in de volgende en laatste stap wordt verwerkt: de afwikkeling.

Laatste fase: Voltooiing van de POS-betaalcyclus

De laatste stap in het POS-betaalproces is de afwikkeling — waarbij het geld officieel overgaat van de uitgevende bank van de kaarthouder naar de bankrekening van de handelaar. Autorisatie en clearing vormen de basis, maar afwikkeling voltooit de transactiecyclus en verschaft de handelaar liquiditeit.

1. Uitgevende bank maakt geld over

Na ontvangst van de instructie voor financiële afwikkeling van het kaartnetwerk, initieert de uitgevende bank de betaling aan de ontvangende bank. Het uitgegeven bedrag weerspiegelt de geautoriseerde transactiewaarde minus de wisselkoers en andere kosten van de kaart. Deze overdracht vindt plaats via gevestigde banksystemen, zoals ACH-systemen (Automated Clearing House) of SWIFT, afhankelijk van de regio en het transactietype.

2. Acquirer crediteert de handelaar

Na ontvangst van het geld stort de acquirer het uiteindelijke bedrag op de zakelijke rekening van de handelaar. Dit gebeurt meestal op T+1- of T+2-basis, wat betekent dat het één of twee werkdagen na de transactiedatum plaatsvindt. Dit kan echter variëren afhankelijk van:

• De betalingsregeling van de verkoper
• Type kaart (debit of credit)
• Geografische locatie
• Risicoprofiel en transactiegeschiedenis

3. Rapportage en reconciliatie

Verkopers ontvangen betalingsrapporten met details over de brutoverkopen, terugbetalingen, terugboekingen en kosten die tijdens de clearingsfase zijn afgeschreven. Nauwkeurige reconciliatie is essentieel om verkopen te matchen met stortingen. Veel bedrijven gebruiken boekhoudsoftware die geïntegreerd is met hun kassasysteem of betalingsgateway om dit proces te vereenvoudigen en inconsistenties snel te identificeren.

4. Omgaan met uitzonderingen

Af en toe worden transacties mogelijk niet zoals verwacht afgehandeld vanwege:

• Onvoldoende saldo op de rekening van de kaarthouder
• Frauduleuze of betwiste transacties
• Technische discrepanties tussen clearings- en autorisatiegegevens

Deze worden geëscaleerd via formele geschillenbeslechtingsmechanismen, waarbij terugboekingen worden geïnitieerd op basis van de regels van de kaartschema's om consumenten te beschermen en de eerlijkheid van de handelaar te waarborgen.

5. Transparantie en vertrouwen

De efficiëntie en betrouwbaarheid van de afwikkelingsfase zijn cruciaal voor het behoud van vertrouwen tussen alle partijen. Verkopers vertrouwen op tijdige stortingen, acquirers vertrouwen op nauwkeurige rapportage en kaarthouders verwachten duidelijkheid in afschriften. Naarmate digitale transacties toenemen, helpt een soepel afwikkelingsproces om terugboekingen te minimaliseren, fraude te verminderen en een langdurig financieel vertrouwen tussen verkopers en hun klanten op te bouwen.